مركز المساعدة ودليل الاستخدام

البداية السريعة

عند إنشاء حسابك في Welo Salon، تحصل تلقائيًا على 14 يومًا تجربة مجانية. اتبع الخطوات التالية لتجهيز صالونك للعمل:

1. 1

   إنشاء الحساب وتسجيل الدخول

   اضغط على "ابدأ مجاناً" في الصفحة الرئيسية، أدخل اسم الصالون والبريد الإلكتروني وكلمة المرور. بعد التسجيل، سجل الدخول عبر صفحة /login للوصول إلى لوحة التحكم.

2. 2

   إكمال بيانات الأعمال

   انتقل إلى الإعدادات > بيانات الأعمال وأدخل اسم الصالون، الهاتف، العنوان، الشعار، صورة الغلاف، المنطقة الزمنية، العملة، وساعات العمل الرسمية. هذه البيانات تظهر في الفواتير وصفحة الحجز الإلكتروني.

3. 3

   إضافة الفروع

   إذا كانت خطة الاشتراك تدعم الفروع المتعددة، اذهب إلى الإعدادات > الفروع وأضف كل فرع مع الاسم والموقع والفرع الرئيسي.

4. 4

   إعداد المستخدمين والأدوار

   من الإعدادات > المستخدمون والأدوار، أنشئ حسابات المدراء والموظفين. اختر لكل مستخدم دورًا (owner, admin, manager, receptionist, staff) لتحديد صلاحيات الوصول.

لوحة التحكم الرئيسية

لوحة التحكم هي الصفحة الأولى بعد تسجيل الدخول. تُقدم لك نظرة شاملة على أداء الصالون في الفترة المختارة.

1. 1

   البطاقات الإحصائية

   تعرض إجمالي الإيرادات، عدد المواعيد، عدد العملاء الجدد، والفواتير. يمكنك تصفية النتائج حسب اليوم، الأمس، آخر 7 أيام، الشهر الحالي، الشهر الماضي، أو السنة الحالية.

2. 2

   الإجراءات السريعة

   استخدم أزرار الإجراءات السريعة لإنشاء موعد جديد، فاتورة جديدة، عميل جديد، أو خدمة جديدة دون الحاجة للتنقل بين القوائم.

3. 3

   آخر النشاطات

   يعرض الجزء السفلي آخر المواعيد والفواتير مع روابط للانتقال السريع إلى التفاصيل أو التعديل.

المواعيد والتقويم

إدارة الحجوزات هي قلب النظام. يمكنك إنشاء مواعيد من لوحة التحكم أو استقبال حجوزات أونلاين من العملاء.

1. 1

   عرض قائمة المواعيد

   انتقل إلى المواعيد لعرض جميع الحجوزات في جدول قابل للبحث والتصفية. يمكنك تصفية المواعيد حسب الحالة: محجوز، مؤكد، مكتمل، ملغي، لم يحضر.

2. 2

   التقويم

   انتقل إلى التقويم لعرض المواعيد بشكل يومي/أسبوعي/شهري. المواعيد ملونة حسب الحالة ويمكنك النقر عليها لعرض التفاصيل أو التعديل أو إنشاء فاتورة.

3. 3

   إنشاء موعد جديد

   اضغط "حجز موعد" واختر العميل (أو أضف عميلاً جديداً)، ثم اختر الفرع، الخدمة أو الباقة، الموظف المختص، التاريخ والوقت، والغرفة/المورد إن وُجد. يمكنك إضافة أكثر من خدمة في نفس الموعد مع تحديد موظف ومدة وسعر لكل خدمة.

4. 4

   مصادر الحجز

   حدد مصدر الحجز: إلكتروني، زيارة مباشرة، هاتف، أو إدارة. يظهر ذلك لاحقًا في التقارير لمعرفة أكثر قنوات الحجز فعالية.

5. 5

   الغرف والموارد

   من قسم الغرف يمكنك إضافة غرف أو كبائن أو معدات وتخصيصها للمواعيد، مما يساعد على منع الحجز المزدوج لنفس المورد.

نقطة البيع (POS) والفواتير والصناديق النقدية

نقطة البيع تتيح إتمام عمليات البيع السريعة سواء كانت مرتبطة بحجز مسبق أو زبون طارئ. تتكامل مع الفواتير، المدفوعات، والصناديق النقدية.

1. 1

   فتح الجلسة النقدية

   عند دخولك إلى نقطة البيع، يتحقق النظام تلقائيًا من وجود صندوق نقدي مفتوح. إذا لم يكن هناك صندوق مفتوح، يظهر حوار إجباري لاختيار الفرع وإدخال المبلغ الافتتاحي. لا يمكن إتمام أي بيع قبل فتح الصندوق.

2. 2

   إنشاء بيع سريع

   في شاشة POS اختر العميل (إلزامي)، ثم أضف البنود من تبويبات: الخدمات، المنتجات، الباقات، العضويات، بطاقات الهدايا، أو بند آخر. عند اختيار خدمة، تظهر قائمة مقدمي الخدمة المرتبطين بها لاختيار من سيؤديها؛ اختر مقدم الخدمة قبل إتمام البيع.

3. 3

   الخصومات والضرائب

   يمكنك إضافة نسبة ضريبة عامة، مبلغ خصم عام، كود كوبون، أو استبدال نقاط ولاء. يظهر المجموع الفرعي، الخصم، الضريبة، والإجمالي بشكل مباشر.

4. 4

   الدفع المتعدد

   أضف طريقة دفع واحدة أو أكثر (نقد، بطاقة، تحويل بنكي، محفظة، أونلاين، بطاقة هدية). أدخل المبلغ والمرجع لكل طريقة. يجب أن يساوي مجموع المدفوعات الإجمالي.

5. 5

   إتمام البيع والفاتورة

   اضغط "إنشاء فاتورة" لإرسال البيانات إلى النظام. عند النجاح يظهر ملخص الفاتورة مع إمكانية الطباعة أو الإرسال عبر الواتساب/البريد.

6. 6

   إدارة الفواتير

   من قسم الفواتير يمكنك عرض جميع الفواتير بحالتها (مسودة، مرسلة، مدفوعة، مدفوعة جزئيًا، ملغاة، مستردة)، وتعديلها أو إلغاءها أو حذفها.

7. 7

   إغلاق الصندوق النقدي

   في نهاية اليوم، انتقل إلى الصناديق النقدية واضغط "إغلاق". أدخل المبلغ الفعلي في الصندوق ليقارنه النظام بالمبلغ المتوقع ويُظهر الفرق مع تقرير إغلاق قابل للطباعة.

الكتالوج: الخدمات والمنتجات والباقات والأقسام

الكتالوج هو الأساس الذي تعتمد عليه الحجوزات ونقاط البيع. يجب إعداده قبل البدء باستقبال العملاء.

1. 1

   إدارة الأقسام

   من الأقسام أنشئ أقسام الصالون الرئيسية (مثل: شعر، بشرة، أظافر). تُستخدم الأقسام لتنظيم الخدمات والموظفين والغرف.

2. 2

   ربط الأقسام بالغرف

   من الغرف > إضافة جديد أنشئ الغرف أو الكبائن، ثم اربط كل غرفة بالأقسام المسموح لها باستخدامها. يساعد ذلك على تخصيص الموارد بشكل صحيح عند الحجوزات ونقاط البيع.

3. 3

   إنشاء خدمة

   انتقل إلى الخدمات > إضافة جديد. أدخل الاسم (عربي/إنجليزي)، الوصف، الفئة، القسم، المدة بالدقائق، السعر، سعر التكلفة، نسبة الضريبة، واللون. حدد إذا كانت متاحة للحجز الإلكتروني.

4. 4

   ربط الخدمة بالموظفين

   في نموذج الخدمة، استخدم حقل الموظفون (staff_ids) لاختيار الموظفين القادرين على أداء هذه الخدمة. يمكنك أيضًا ربط الموظف بالخدمات من صفحة الموظف.

5. 5

   ربط الخدمة بالمنتجات المستهلكة

   إذا كانت الخدمة تستهلك منتجات (مثل صبغة الشعر أو كريم العناية)، اربط المنتجات بالخدمة مع تحديد الكمية المستهلكة لكل مرة. يتم خصمها تلقائيًا من المخزون عند إتمام الفاتورة.

6. 6

   إنشاء باقة

   من الباقات > إضافة جديد، أدخل الاسم والوصف والسعر وتاريخ الصلاحية. ثم أضف الخدمات التي تتضمنها الباقة مع الكمية. الباقات تُستخدم في الحجوزات ونقاط البيع.

7. 7

   إنشاء منتج

   من المنتجات > إضافة جديد، أدخل الاسم (عربي/إنجليزي)، الفئة، المورد، SKU، الباركود، سعر التكلفة، سعر البيع، الكمية الحالية، حد التنبيه المنخفض، والوحدة.

8. 8

   فئات الخدمات والمنتجات

   استخدم فئات الخدمات وفئات المنتجات لتنظيم الكتالوج وتسهيل البحث في نقاط البيع والتقارير.

الموارد البشرية (الموظفون، الحضور، الإجازات، الرواتب)

يوفر النظام إدارة شاملة للموظفين تشمل البيانات الشخصية، الجداول، الحضور، الإجازات، السلف، والرواتب.

1. 1

   إضافة موظف جديد

   من الموظفون > إضافة جديد، أدخل الاسم بالعربية والإنجليزية (كلاهما إلزامي). اختر المسمى الوظيفي من القائمة المنسدلة أو أضف مسمى جديد بالنقر على زر +. أدخل البريد والهاتف والراتب الثابت وإعدادات البونص (النوع والقيمة والهدف) واللون والأقسام المرتبطة. اختر الخدمات التي يؤديها الموظف. إذا أردت إنشاء حساب مستخدم له، فعّل الخيار وأدخل اسم المستخدم وكلمة المرور والدور.

2. 2

   إدارة المسميات الوظيفية

   انتقل إلى الموظفون > المسميات الوظيفية لإضافة أو تعديل المسميات المتاحة (مثل: كوافير، أخصائي بشرة، استقبال). يتم استخدام هذه المسميات لاحقًا عند إضافة الموظفين.

3. 3

   جداول العمل وتقويم المناوبات

   من جداول العمل اختر موظفًا وحدد ساعات العمل لكل يوم من أيام الأسبوع، وأضف فترات الراحة (Breaks). تحدد هذه الجداول الفترات المتاحة للحجز. راجع التقويم اليومي/الأسبوعي/الشهري من تقويم المناوبات لمعرفة من يعمل كل يوم ومن في إجازة.

4. 4

   تسجيل الحضور والانصراف

   من الحضور والانصراف سجّل حالة كل موظف يوميًا: حاضر، متأخر، غائب، أو في إجازة. يمكنك حفظ سجلات متعددة دفعة واحدة عبر الحفظ الجماعي. يتم قفل وقت الحضور والانصراف بعد أول حفظ؛ إذا احتجت لتعديل وقت مقفل، سيطلب النظام سبب التصحيح ويسجّل التعديل في سجل التغييرات.

5. 5

   الإجازات

   من الإجازات يمكنك تسجيل إجازات الموظفين (مرضية، سنوية، إلخ) مع التواريخ والملاحظات. تظهر الإجازات المعتمدة في تقويم المناوبات وتُمنع الحجوزات خلال فترة الإجازة.

6. 6

   السلف والخصومات

   من السلف أضف سلفًا نقدية للموظف أو خصومات ليتم خصمها تلقائيًا من الراتب.

7. 7

   كشوف الرواتب والبونص

   من الرواتب اختر فترة الراتب والموظف. يعرض النظام الراتب الثابت، العمولات، المكافآت/البونص المحسوب من بنود الفواتير المرتبطة بالموظف، الخصومات، السلف، وساعات العمل ليحسب صافي الراتب. يمكنك توليد كشوف الرواتب وصرفها.

إدارة العملاء (CRM)

ملف العميل هو مركز كل المعلومات المتعلقة بزبائنك: بياناتهم الشخصية، المواعيد، الفواتير، الباقات، النقاط، والملاحظات.

1. 1

   إضافة عميل

   من العملاء > إضافة جديد، أدخل الاسم، الهاتف، البريد، الجنس، تاريخ الميلاد، العنوان، والملاحظات. يمكن إضافة العميل أيضًا أثناء إنشاء الموعد أو POS.

2. 2

   صفحة تفاصيل العميل

   عند النقر على عميل، تظهر صفحة التفاصيل بعدة تبويبات: المعلومات الشخصية، المواعيد، الفواتير، الباقات والعضويات، الصور قبل/بعد، المستندات، نماذج الموافقة، والنقاط/المحفظة.

3. 3

   نقاط الولاء والمحفظة

   يحصل العميل على نقاط ولاء مع كل عملية شراء. يمكن استبدال النقاط كخصم في POS. كما يمكن شحن محفظة العميل واستخدام رصيدها في الدفع.

4. 4

   الإحالات

   سجل العميل الذي أحال عميلًا جديدًا لتتبع برنامج الإحالات ومكافأة العملاء المخلصين.

المخزون والمشتريات

تتبع المنتجات، المستودعات، أوامر الشراء، والتحويلات بين الفروع. يتكامل المخزون مع POS لخصم الكميات تلقائيًا.

1. 1

   المستودعات

   من المستودعات أنشئ مستودعًا لكل فرع أو مستودعًا مركزيًا. اربط كل مستودع بالفرع المناسب.

2. 2

   حركات المخزون

   من حركات المخزون سجّل العمليات المختلفة: استلام، تحويل، صرف، إرجاع، أو تعديل يدوي. كل حركة تُحدث رصيد المنتج تلقائيًا.

3. 3

   أوامر الشراء

   من أوامر الشراء أنشئ أمر شراء للمورد، أضف المنتجات والكميات والأسعار. عند استلام البضاعة، اضغط "استلام" لزيادة المخزون.

4. 4

   الموردين

   أضف بيانات الموردين (الاسم، الهاتف، البريد، العنوان) لاستخدامها في المنتجات وأوامر الشراء.

5. 5

   تنبيهات نقص المخزون

   يظهر المنتج منخفض المخزون باللون الأحمر في القائمة وفي لوحة التحكم عندما يصل رصيده إلى حد التنبيه أو أقل.

المصروفات

سجّل جميع مصروفات الصالون وتصنفها لمتابعة الأرباح والخسائر بدقة.

1. 1

   فئات المصروفات

   من فئات المصروفات أنشئ الفئات الشائعة: إيجار، رواتب، كهرباء، مياه، إعلانات، صيانة، إلخ.

2. 2

   تسجيل مصروف

   من المصروفات > إضافة جديد، أدخل التاريخ، الفئة، المبلغ، طريقة الدفع، المرجع، التكرار (مرة واحدة/شهري/سنوي)، والملاحظات.

التسويق والولاء

زد مبيعاتك عبر الكوبونات، بطاقات الهدايا، الحملات التسويقية، ونظام الولاء.

1. 1

   الكوبونات

   من الكوبونات أنشئ كود خصم (نسبة مئوية أو مبلغ ثابت) مع تحديد الحد الأقصى لعدد الاستخدامات وتاريخ الصلاحية. استخدم الكود في POS أو الحجوزات.

2. 2

   بطاقات الهدايا

   من بطاقات الهدايا أنشئ بطاقة برصيد محدد وتاريخ صلاحية. يمكن استخدامها كطريقة دفع كاملة أو جزئية في POS.

3. 3

   الحملات التسويقية

   من الحملات أنشئ حملة بريد إلكتروني، رسائل نصية، واتساب، أو إشعارات. حدد الاسم، الموضوع، المحتوى، تاريخ الإرسال، وتصفية الجمهور حسب الجنس وعدد الزيارات.

4. 4

   نقاط الولاء

   من إعدادات الولاء حدد عدد النقاط لكل عملة منفقة وقيمة الاستبدال. تُستخدم النقاط كخصم عند الدفع.

التقارير والتحليلات

احصل على رؤية عميقة حول أداء صالونك من خلال التقارير المتعددة.

1. 1

   تبويبات التقارير

   يشمل قسم التقارير 10 تبويبات: لوحة المؤشرات، المبيعات، الخدمات، المنتجات، الموظفون، العملاء، المخزون، التسويق، الجلسات النقدية، والتقرير المالي.

2. 2

   اختيار الفترة

   اختر نطاق التاريخ الذي تريد تقريرًا عنه، ثم اعرض البيانات والرسوم البيانية.

3. 3

   التصدير

   يمكن تصدير معظم التقارير إلى ملف CSV لفتحها في Excel أو Google Sheets أو إرسالها للمحاسب.

الإعدادات

الإعدادات تتحكم في كامل النظام. احرص على مراجعتها بانتظام لضمان تناسق بياناتك.

1. 1

   بيانات الأعمال

   عدّل اسم الصالون، البريد، الهاتف، العنوان، المنطقة الزمنية، اللغة، الدولة، العملة، رمز العملة، خانة الأصفار، موقع الرمز، الشعار، صورة الغلاف، وساعات العمل.

2. 2

   المستخدمون والأدوار

   أضف المستخدمين وخصص لهم أدوارًا (owner, admin, manager, receptionist, staff). حدد الصلاحيات بدقة لكل دور من مجموعات الصلاحيات المنظمة.

3. 3

   طرق الدفع

   فعل أو عطل طرق الدفع (نقدي، بطاقة، تحويل، أونلاين، محفظة، بطاقة هدية). حدد إذا كانت الطريقة تؤثر على الصندوق، تتطلب مرجعًا، أو تخصم عمولة.

4. 4

   قوالب الإشعارات

   خصص قوالب الإشعارات لـ 7 أحداث: ترحيب العميل، تأكيد الموعد، إلغاء الموعد، استلام الدفع، شكر بعد الخدمة، تذكير الموعد، وإنشاء الفاتورة. استخدم المتغيرات الديناميكية لإدراج اسم العميل ورقم الموعد والمبلغ.

الاشتراك والباقات

يقدم Welo Salon باقات متعددة تناسب جميع أحجام الصالونات. تتحكم الباقة في الميزات المتاحة والحدود (الفروع، الموظفين، المواعيد).

1. 1

   الباقات المتاحة

   Free: تجربية 14 يومًا مع 1 فرع و2 موظف و50 موعد. Essential: 29$ شهريًا مع POS وفواتير وعمولات. Advance: 79$ شهريًا مع مخزون وولاء وحملات. Expert: 149$ شهريًا مع فروع غير محدودة وAPI وQuickBooks.

2. 2

   الترقية والتجديد

   من صفحة الباقة الحالية يمكنك ترقية الاشتراك فورًا مع حساب الفرق تناسبيًا، أو تجديد الاشتراك تلقائيًا.

الأسئلة الشائعة